Assistant(e) opérationnel(le) secteur environnement
ATELIERS JEAN DEL'COUR
Verviers, Belgique
1 dag geleden
source :

Mission : Fournir un support administratif et organisationnel à la gestion du Secteur. Contribuer à la performance du Secteur et au bien-être de ses travailleurs.

Responsabilités :

  • Assurer le relai entre le Secteur et le Département RH;
  • Veiller au respect des procédures administratives de JD’C;
  • Assurer l’ensemble des tâches administratives résultant des activités ;
  • Collaborer avec les Responsables Environnement et les Directions RH / Finance
  • Liens hiérarchiques : La fonction se réfère au Responsable du Secteur. Elle collabore avec les Responsables d’Activités et Pilotes du Secteur ainsi que le Département RH et la Comptabilité.

    Tâches principales :

    Suivi des RH :

  • Encodage journalier de la présence du personnel et heures prestées;
  • Organisation des briefings aux nouveaux venus et des évaluations fin de CDD / annuelles ;
  • Contribution au suivi des formations in- & externes + des brevets & attestations obtenus ;
  • Contribution au suivi des absences ainsi que des incapacités et accidents de travail ;
  • Entretien du lien avec les ouvriers et identification de leurs divers problèmes à adresser, en fonction, soit au service d’assistance du Département RH, soit au Responsable concerné ;
  • Participation aux entrevues de recadrage d’attitudes inappropriées par le Responsable.
  • Comptabilité :

  • Facturation des prestations et locations, y compris les relances ;
  • Création et / ou mise à jour les signalétiques des articles et de leurs quantités :
  • Gestion des approvisionnements, de la commande à la réception et validation comptable
  • Gestion de la caisse pour les petites dépenses du Secteur
  • Soutien aux opérations :

  • Organisation et participation active aux réunions et rédaction de leurs comptes-rendus ;
  • Demande d’autorisation AViQ pour le client et préparation du contrat adéquat ;
  • Suivi administratif des véhicules et de leurs maintenances;
  • Encodage des commandes client et archivage des documents y afférents ;
  • Entretien des bases de données et structures des répertoires sur le serveur.
  • Accueil & secrétariat :

  • Vérification, enregistrement et classement de documents administratifs et comptables ; (courrier factures, bon de commande bordereau de livraison, ) ;
  • Distribution du courrier et des appels entrants pour le Secteur;
  • Assiste à la rédaction et l’envoi de la correspondance
  • Gestion des fournitures pour les locaux de l'atelier ;
  • Accueil et orientation des clients et fournisseurs ;
  • L’employé doit pouvoir :

  • Se conformer à des opérations méthodiques et à des consignes ;
  • Maintenir une vigilance prolongée malgré des tâches répétitives ;
  • Déceler des erreurs pour les corriger ;
  • Avoir le sens du contact, envers clients, fournisseurs et collaborateurs ;
  • S’exprimer avec clarté et efficacité ;
  • S’organiser en fonction des priorités, avoir de la souplesse ;
  • Utiliser des logiciels informatiques (Word Excel), Outlook et ERP ;
  • Parler une langue étrangère est un atout (de préférence l’allemand) ;
  • Communiquer facilement avec confidentialité ;
  • S’adapter aux besoins du Secteur au niveau des horaires
  • Qualités :

  • Ponctualité, précision, rigueur, persévérance et esprit de synthèse ;
  • Disponibilité, sens du client et des priorités ;
  • Maniement aisé de la bureautique ;
  • Empathie, respect et exemplarité vis-à-vis des travailleurs;
  • Sens de l'observation et esprit critique.
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