Secrétaire de recherche (H/F/X)
Université catholique de Louvain
Ottignies-Louvain-la-Neuve, BE
1 dag geleden

Contexte / Mission

La personne assurera le secrétariat de proximité et la gestion administrative du Centre Charles de Visscher pour le droit international et le droit européen (CeDIE) , en collaboration avec les autres membres du personnel administratif du Centre, de l’Institut et de la Faculté.

Fonction

Cette fonction comprend notamment les tâches suivantes :

  • le secrétariat général : gestion du courrier, agendas, archivage, accueil téléphonique, copies, salles de réunion, catering, ;
  • l’accueil des académiques, assistant·es, chercheurs·euses, étudiant·es, visiteurs·euses ; l’organisation de séjours et déplacements IN et OUT ;
  • l’organisation logistique et administrative de manifestations scientifiques (colloques, conférences, séminaires, etc.) ;
  • l’appui à la promotion des activités ;
  • la gestion du site Internet, en collaboration avec l’éditrice de référence ;
  • la rédaction de la newsletter ;
  • la maintenance de bases de données (mailing lists, ) ;
  • l’aide à la rédaction de rapports ;
  • l’aide à la préparation de l’édition des publications et à la réalisation de supports de séminaires et de cours (Abstract, Powerpoint, ) ;
  • la gestion des bureaux, du matériel (commandes achats et suivis) ;
  • le traitement de l’information comptable en collaboration avec le gestionnaire logistique et comptable ;
  • le suivi des contacts avec les services généraux compétents (Assurances, Auditoires, Administration de la recherche, etc.) ;
  • le support logistique à l’enseignement : gestion de certains aménagements d’horaires, examens, avis aux valves, aide à l’organisation d’événements, etc.
  • Au sein de l’Institut, la plupart des secrétaires sont affectées tant à des tâches dites de proximité (ci-dessus) et qu’à des tâches dites transversales (services à tous les membres de l’Institut).

    Les tâches transversales pourraient notamment comprendre, en l’espèce, le soutien administratif à la gestion de l’Institut et à son président et / ou un apport aux activités de communication de l’Institut (site internet, newsletter, etc.).

    L’engagement dans l’Institut implique ainsi une certaine mobilité, la personne recrutée pouvant être amenée à fournir des services au bénéfice de plusieurs entités de l’Institut.

    Cette fonction est susceptible d'évoluer en fonction des besoins du service et de l'Institution.

    Cette fonction s’exerce sous la responsabilité hiérarchique du Président de l'Institut JUR-I.

    Qualifications et aptitudes requises

  • Diplôme de niveau graduat / bachelier professionnalisant ou diplôme de niveau humanités secondaires supérieures avec expérience professionnelle jugée équivalente.
  • Capacité de rédaction, excellentes orthographe et syntaxe.
  • Très bonne connaissance des outils informatiques (Word, Excel, Power Point, PDF editing, visioconférence, agenda partagé, valves électroniques, ).
  • Dynamisme et proactivité, polyvalence, autonomie, très bon sens de l’organisation, capacité à réaliser plusieurs tâches en parallèle, esprit d’équipe.
  • Sens de l’accueil, des contacts et du service.
  • La connaissance de l’anglais est indispensable (min.B2). La connaissance du néerlandais constitue un atout.
  • Disponibilité ponctuelle pour activités réalisées en soirée ou durant les week-ends.
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