018-2020 Secrétaire de Direction - Direction Générale Médicale - CDI - 38h (h/f)
Institut Jules Bordet
121 Boulevard de Waterloo 1000 Bruxelles
7 uur geleden

018-2020 Secrétaire de Direction - Direction Générale Médicale - CDI - 38h (h / f)

Fonction

Véritable et discret bras droit, l’Assistant(e) de direction accompagne et assiste aux diverses tâches liées aux activités de la direction générale :

  • Vous accueillez les médecins, les collaborateurs et les visiteurs ;
  • Vous gérez l’agenda et planifiez les réunions internes et externes de la direction générale de façon optimale (préparation des dossiers et des présentations, invitations et réservations des salles de réunion, ) ;
  • Vous êtes la personne de référence pour la communication de la direction vers les instances ou les collaborateurs (préparation des communications, relecture des traductions, bonne diffusion de l’information, ) ;
  • Vous assurez la gestion et le suivi des appels téléphoniques, ainsi que les priorités quotidiennes et les éventuels changements avec la diplomatie et la flexibilité nécessaire ;
  • Vous gérez les tâches courantes de secrétariat (accueil, classement, appels téléphoniques, rédaction de procès-verbaux, passation de commandes ) ;
  • Vous relayez l’information entre la direction et les autres services.
  • Profil

  • Vous possédez un graduat en secrétariat de direction avec une expérience utile pour la fonction ;
  • Vous avez une bonne communication orale ainsi qu’une bonne capacité rédactionnelle en FR / NL ;
  • Vous maitrisez les logiciels bureautiques classiques ;
  • Vous avez le sens de la diplomatie et du respect strict de la confidentialité ;
  • Vous êtes polyvalente et vous adaptez aux multiples demandes et interlocuteurs ;
  • Vous faites preuve de rigueur et de méthode ;
  • Vous possédez une grande sensibilité organisationnelle et une capacité à filtrer les appels et à cerner les demandes prioritaires pour la direction.
  • Vous vous intéressez au contexte des tâches qui vous sont attribuées et en cernez l’importance ;
  • Vous êtes capable de travailler de manière autonome et de déterminer les priorités ;
  • Vous êtes organisé(e) et faite preuve d’initiatives et de proactivité ;
  • Vous possédez de bonnes capacités de communication écrite et orale ;
  • Vous êtes intéressée par le domaine hospitalier et médical et en maitrisez le jargon habituel ;
  • Conditions d’accès

  • Posséder au minimum un graduat en secrétariat de direction avec une expérience dans le domaine de la santé ou une connaissance avancée et un intérêt pour le domaine;
  • Satisfaire aux conditions légales de bilinguisme (réussite de l'examen Selor);
  • Satisfaire aux conditions du profil.

  • Publiée le : jeu. 23 juillet 2020
  • Lieu : Institut Jules Bordet
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