/ Etudiant h\f à temps partiel pour le secrétariat de la Direction générale
l’Hôpital Saint-Pierre
Bruxelles, BE
5 dagen geleden

Détails de la société

Travailler au CHU Saint-Pierre, c’est travailler au cœur de la ville, au cœur de la vie, met passie voor zorg!

Nos 2 800 collaborateurs sont notre force et nos premiers ambassadeurs. Le respect, l’innovation, l’engagement, la qualité et la solidarité sont présents dans chacune de leurs activités.

Toutes et tous s’attèlent à placer le patient au centre de leur action, au sein des 40 services médicaux.

Ce qui nous caractérise, c’est notre faculté d’adaptation aux réalités sociales, notre tolérance, notre libre-examen, et notre capacité à nous mobiliser au quotidien pour les patients bruxellois et de toutes origines.

Le CHU Saint-Pierre est un hôpital public de proximité, offrant des soins de grande qualité accessibles à tous. Dans ce cadre, nous relevons quotidiennement les défis de la santé publique tout en déclinant notre caractère universitaire via une implication active dans l’enseignement et la recherche.

Notre quête de l’excellence en médecine de pointe et notre approche multidisciplinaire, notamment au sein de nos onze cliniques à thème font de notre hôpital une référence tant sur le plan national qu’international.

Le CHU Saint-Pierre fait partie Centre Hospitalier Universitaire de Bruxelles (CHUB) qui regroupe les hôpitaux publics et universitaires bruxellois.

Nous travaillons à ce titre en étroite collaboration avec de nombreux partenaires comme les médecins généralistes, spécialistes, le CPAS et les autres institutions d’aides et de soins.

Travailler au CHU Saint-Pierre, c’est faire partie d’un groupe soudé, soutenant, au sein duquel chaque personne a sa place ,afin d’offrir un service optimal.

La satisfaction de nos patients et notre bien-être au travail sont nos priorités.

Fonction

L’encadrement sera assuré par l’assistante du Directeur général. Véritable et discret bras droit, l’Assistant(e) de direction accompagne et assiste aux diverses tâches liées aux activités de la direction générale :

  • Vous accueillez les médecins, les collaborateurs et les visiteurs ;
  • Vous assurez la gestion et le suivi des appels téléphoniques en concertation avec l’assistante de Direction, ainsi que les priorités quotidiennes et les éventuels changements avec la diplomatie et la flexibilité nécessaire ;
  • Vous gérez les tâches courantes de secrétariat (accueil, classement, appels téléphoniques, passation de commandes ) ;
  • Vous relayez l’information entre la direction et les autres services en concertation avec l’assistante de direction.
  • Vous adhérez à une délégation de tâches supplémentaires par l’assistante de Direction en fonction de la charge de travail
  • A. Axe organisationnel (60 % du temps de travail). Cet axe comprend des activités de management support’ au sein de la Direction Générale, en étroite collaboration avec la Direction Générale Médicale :

  • La préparation des dossiers / rapports (CA, AG, ),
  • La préparation des réunions (ordre du jour, check list, suivi des décisions )
  • Pouvoir facilement établir les liens et rassembler toutes les informations requises lors de l’établissement de dossiers;
  • Le relais de l’information de la Direction Générale en concertation avec l’assistante de Direction,
  • Apporter un support pour les évènements internes et externes (exemple : inauguration, Nouvel An, fête des infirmières, fête des mamans ) et les voyages et les séjours lors de congrès / séminaire, visite d’autres hôpitaux.
  • L’ensemble des tâches reprises ci-dessus impliquent le contact avec les secrétariats des autres Directeurs et Responsables, et la gestion des relations avec les fournisseurs des services externes (restaurants, hôtels et salles de réunion, traiteurs ) lors de l’organisation d’évènements, de réunions et de voyages.

    B. Axe opérationnel (40 % du temps). Cet axe comprend les activités courantes d’un secrétariat d’une Direction Générale, notamment, la gestion :

  • Des appels entrants, le filtre de ceux-ci, en donnant des renseignements d’ordre courant et en transférant les appels si nécessaire au Directeur Général;
  • De la correspondance : tri, traitement et écriture de propositions pour validation auprès du Directeur Général;
  • De l’économat par la commande de matériel de bureau suivant le stock.
  • L’accueil des visiteurs, l’orientation de ceux-ci et la réponse à leurs questions;
  • Le suivi des conventions (mise à jour du tableau de suivi),
  • Du classement et de l’archivage des dossiers.
  • Profil

  • Vous êtes étudiant et êtes à la recherche d'un travail en tant que tel, à temps partiel, dans un secrétariat de Direction Générale d'une grande institution publique ;
  • Vous êtes quelqu'un à la fois de dynamique, cordial et empathique, tout en faisant preuve d'une discrétion totale ;
  • Vous êtes quelqu'un de stimulé par les contacts ;
  • Vous êtes disponible en journée, du lundi au vendredi, entre 8h00 et 17h00 pour un horaire de travail à temps partiel.
  • Offre

    Un contrat d'étudiant à temps partiel, dont le temps de travail par semaine peut fluctuer.

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