Medewerker studentenadministratie en roostering
Artesis Plantijn University College
Antwerpen, Belgium
14 dagen geleden

Taakomschrijving

Je staat, voor de aan jouw toegewezen opleidingen, in voor het autonoom uitvoeren van de planning en administratieve taken binnen het administratieve team van het departement Wetenschap en Techniek.

Je houdt hierbij rekening met de geldende afspraken, deadlines, procedures en wetgeving. Je zorgt voor een vlotte en operationele planning van lessen-

en examenroosters : zo draag je bij tot een kwaliteitsvolle en efficiënte dienstverlening aan studenten en het onderwijzend personeel.

Je vormt een kritisch oordeel over de beschikbare informatie en staat in voor de communicatie over de planning naar de betrokken collega's en studenten.

Je staat onder andere in voor :

  • samenhangende administratieve taken m.b.t. te behandelen dossiers, rekening houdend met en in toepassing van geldende afspraken, deadlines, procedures en wetgeving.
  • Je staat in voor de opmaak van de lessen- en examenroosters van het departement WT met behulp van het softwareprogramma Untis.

    Je verzamelt de noodzakelijke informatie bij de opleidingshoofden en maakt op basis hiervan een planning op, rekening houdend met de relevante parameters (vb.

    inhoud van het vak, presentatiemogelijkheden, grootte van lokalen, maximum bezetting per les). Omwille van pieken in de werklast en de organisatie van dag-

    en avondprogramma’s is een flexibele inzetbaarheid gewenst.

  • uiteenlopende administratieve en logistieke taken om bij te dragen aan de efficiënte en operationele werking van het studentensecretariaat en de campus.
  • Je volgt recurrente taken proactief mee op en voert deze uit binnen de vastgelegde maand- en jaarkalender, rekening houdend met de tijdslimieten en vooropgestelde planning.

    Je bent verantwoordelijk voor de correcte instellingen van alle parameters voor de aan jouw toegewezen opleidingen en de verwerking van alle data (rapporten, deliberaties afwezigheden, mobiliteitsdossiers, in-

    en uitschrijvingen) binnen het administratief studenten-opvolgsysteem BaMaFlex. Je ondersteunt ook de diverse evenementen en infodagen die op de campus georganiseerd worden.

  • het opvolgen van casussen i.v.m. de roosters en lokalen binnen WT, om een optimale dienstverlening aan te bieden aan interne (bv.
  • studenten en onderwijzend personeel) en externe (bv. leden van de Associatie Universiteiten en Hogescholen Antwerpen, bedrijven, verenigingen) belanghebbenden.

    Je verkent de mogelijkheden m.b.t. maatschappelijke dienstverlening aan derden vanuit de campus Ellermanstraat (vb. het gebruik van de aula's door externe instanties).

  • het geven van informatie aan en beantwoorden van vragen van studenten, onderwijzend personeel en collega's m.b.t. de planning van lessen en examens, teneinde deze te begeleiden en te informeren.
  • het initiëren, stimuleren en uitdragen van kwaliteitsvol denken en handelen. Vanuit jouw expertise draag je bij aan het continu verbeteren van de processen binnen het studentensecretariaat en roosterteam.
  • het volgen van de evoluties en ontwikkelingen binnen studentenadministratie en organisatie, zowel op inhoudelijk vlak als op het vlak van regelgeving.
  • Je wisselt ervaringen en kennis uit met collega's. Je neemt ook deel aan interne en externe opleidingen.

    Profiel

  • Je bezit een bachelordiploma, bij voorkeur in een wetenschappelijke richting.
  • Je beschikt over een uitstekende kennis van Excel.
  • Je hebt bij voorkeur kennis van Access of andere databases.
  • Je hebt bij voorkeur ervaring met de softwareprogramma’s Untis en BaMaFlex.
  • Je hebt bij voorkeur een EHBO-brevet of bent bereid om een opleiding te volgen.
  • Je beschikt over de volgende competenties :

  • Je kan relevante en juiste verbanden leggen tussen diverse inhouden en deze op een synthetische manier integreren in een coherent geheel.
  • Je bent sterk in het analyseren van gegevens en weet ze nadien vlot toe te passen. Je verzamelt informatie van opleidingshoofden en collega's, waarmee je duidelijke planningen en lessenroosters opstelt voor het departement Wetenschap en Techniek.

  • Je bent in staat situaties correct in te schatten : je kan kritisch omgaan met ontvangen informatie en de beschikbare alternatieven beoordelen.
  • Je werkt planmatig, gestructureerd en resultaatgericht.

  • Je kan onverwachte situaties (bv. verplaatsing van lessen, technische problemen in een lokaal) opvangen en beheersen door de situatie te onderkennen, te begrijpen, te kanaliseren of te verwerken.
  • Je bent in staat gerichte vragen te stellen aan gesprekspartners (o.a. opleidingshoofden, onderwijzend personeel, studenten en collega's) om hun kennis, achtergrond, mening en interesse te leren kennen.
  • Je beschikt over sterke communicatieve vaardigheden en kan zowel in team, als zelfstandig werken.

  • Je bent in staat interne belanghebbenden, o.a. studenten en lectoren, op een efficiënte en kwalitatieve manier te begeleiden, diensten te verlenen en raad te geven.
  • Je werkt m.a.w. steeds klantgericht.

  • Je voelt je persoonlijk aansprakelijk voor het behalen van de beoogde resultaten van het departement Wetenschap en Techniek.
  • Je hanteert hierbij hoge kwaliteitsstandaarden en blijft steeds doorzetten, ook bij druk of detailopdrachten. Je bent stressbestendig en gaat steeds nauwkeurig tewerk.

  • Je toont consistentie in principes, waarden en gedrag. Je hebt respect voor andere ideeën, meningen, mensen, voor het beleid, de procedures en de structuur.
  • Je bent beschikbaar voor zowel dag- als avondwerk, en occasioneel op zaterdag bij infomomenten.

    Step 2
    Solliciteren
    Bij de favorieten invoegen
    Verwijder van favorieten
    Solliciteren
    Mijn E-mail
    Door op "voortzetten" te klikken, gaat u ermee akkoord dat neuvoo uw persoonlijke gegevens verzamelt en verwerkt die u in dit formulier hebt verstrekt, om een ​​neuvoo-account te maken en u te abonneren op onze e-mailwaarschuwingen, in overeenstemming met ons Privacybeleid . U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken door te volgen deze stappen .
    voortzetten
    Aanvraagformulier